Você pode ouvir essa matéria no nosso PodCast CTRL+P nos links abaixo
PARA OUVIR NO SPOTIFY CLIQUE AQUI
Bom dia pessoal,
Falamos muito de volumes de impressão, o “novo normal” e como isso impacta o volume de impressão das empresas que fornecem esse serviço.
Aqui vamos estudar e aplicar algumas estratégias que permitam que você possa pensar em cobrar uma página impressa por R$ 0,25 P&B e A4.
A palavra híbrido esta na “moda” e seu negócio também precisa ser e nesse artigo vamos apresentar o que pensamos para você ser híbrido, inovador e lucrativo!
Claro que existirão os que não concordam mas não vamos aqui dizer que é o único caminho, o que vamos apresentar é um caminho!! Podem existir outros que possam apresentar o mesmo resultado…
A FOTOGRAFIA…OU MELHOR O PANORAMA DO MPS!
Empresas que vivem de impressão corporativa vivem um momento diferente com a pandemia pois tudo que antes era “barrado” por lei agora não é mais, antes o que precisava do papel, hoje não exige mais e como reveter “erros” do passado como a não cobrança de scanner que é a função que mais cresce nos equipamentos Multi-Funcionais? Como passar a cobrar algo que era de graça?
Conversando com muitos ao longo dos 21 anos de mercado de MPS ouvi por muitas vezes “não posso cobrar o scanner, o meu concorrente não cobra e se eu cobrar posso perder meu cliente”. Pensamentos como esse é equipararam muitos na parte de baixo da régua! Quando se quer nivelar, é necessário nivelar por cima e nunca por baixo…
Errado é aquele que acha que a digitalização não causa nenhum desgaste no equipamento, errado é aquele que acha que a digitalização dá mais trabalho do que uma cópia e errado é aquele que diz não vê valor em uma página digitalizada.
Ainda no começo da segunda década do século, um grande fabricante de equipamentos fechou um contrato com um dos maiores bancos no Brasil e ele cobrava taxa fixa + páginas impressas/copiadas em seus multi-funcionais. A diferença ai é que ele já não esperava um volume de impressão significativo e sim um volume de digitalização enorme para apoiar a abertura de contas dos correntistas.
Essa estratégia deu certo e ficou conhecido como um dos primeiros cases de sucesso de “GED” na época. E era o começo do GED, o princípio básico de um fluxo de documentos.
Talvez não tenha sido o primeiro mas no mercado de MPS foi o mais famoso!
Poucos seguiram o mesmo caminho, focados em que o volume de digitalização seria relevante e sempre focados nos volumes de páginas impressas/copiadas.
Com a falta de sucesso de projetos de documentos no Brasil, e quando falo isso não é que não houveram…houveram sim mas as empresas, acostumadas a trabalhar em preço e não em valor somados a dificuldade de tangibilizar quais as vantagens de trabalhar com digitalização aliado a processos burocráticos que exigiam o papel, deixaram de lado essa fonte de renda promissora.
Ainda precisamos somar isso as culturas organizacionais onde mudar processos em empresas tradicionais era quase uma “guerra” de poder, elevando o tempo do ciclo de venda e desestimulando fornecedores e clientes a pensarem nesse tipo de solução.
Por muitos anos soluções simples ou avançadas de digitalização foram utilizadas apenas como uma joagada de marketing ou um belo discurso em aquisições de novos clientes ou ainda renovações contratuais mas, efetivamente pouco colocado em prática.
A velha discussão entre preço x valor também sempre foi um problema pois em muitos casos no MPS nacional, o cliente é quem manda, é quem diz como quer seu projeto onde na verdade poucas empresas impõem sua experiência e seu domínio tecnológico para dar a segurança que o cliente precisa para realmente considerar quem fornece MPS um especialista de verdade.
Você apenas coloca equipamentos e seu cliente é quem cuida do resto?? Então você não faz MPS...você aluga equipamentos…o conceito de MPS foi criado e significa Serviços de Impressão Gerenciados e não “equipamentos alugados”…gerenciados é a essência de dizer que você é o especialista, vai cuidar de tudo, com a maior transparência e experiência possível para que seu cliente cuide do seu negócio principal e ainda trazer as inovações para ele estudando juntos como implementa-las…qualquer coisa diferente disso não é MPS.
Essas inovações não estão sempre ligadas a digitalização…não….você quem fornece o serviço precisa saber identificar o nível de maturidade do seu cliente, identificar e em cada vertical o que é possível inovar e apresentar a ele..é um relacionamento ativo e não passivo esperando o cliente ser abordado por outra empresa para você se mexer...
Ai chegou a pandemia mudando tudo aquilo que era inevitável mas estava sendo adiado. As leis mudaram, o trabalho “longe” das impressoras e multi-funcionais aumentou ( longe em termos de distancia mesmo, os equipamentos ficaram nas empresas e as pessoas não ), a necessidade de imprimir diminuiu e a de digitalizar aumentou, de forma significativa.
Lembrem-se, no início eu citei que muitos não cobram a digitalização portanto seus equipamentos foram utilizados, podendo gerar alguma receita mas como o scan não é cobrado não havia o que fazer.
Algumas soluções foram apresentadas como envio de equipamentos menores para a casa dos funcionários, incentivo a digitalização ( mesmo de graça para manter contratos e a parceria ) mas mesmo assim, o equipamento em questão perdeu ( um pouco ou muito ) da relevância no dia-a-dia dos usuários já que uma página impressa por uma pessoa precisa, normalmente, ser enviada a outra(s) e como fazer isso na pandemia?? enviar um portador e adicionar um custo 1.000 vezes maior ao preço de uma página impressa? ou enviar eletronicamente com o mesmo valor legal para o(s) destinatário(s)?!
Notebook, tablets, smartphones tiveram números recorde de venda e/ou locação pois com esses equipamentos um usuário, mesmo o tradicional, conseguia fazer seu trabalho de forma remota.
Ele até podia não gostar, achar mais difícil do que imprimir ou copiar mas era necessário afinal como tentar manter o negócio funcionando ?!?!
Em resumo, a pandemia trouxe “efeitos colaterais esperados” para a produção de papel no setor office seja ele público ou privado. As empresas precisaram, de forma emergência em 2020 e de forma mais organizada em 2021, começar ou amadurecer seu esquema de trabalho mais digital. Não é e nem foi a toa que as empresas que sobreviveram ou até que crescera usaram a tecnologia como base para isso.
Esse artigo visa fazer um breve estudo de como a digitalização é importante para uma renda, para sobrevivência a longo prazo tão como foi importante na década de 90 a transição das copiadoras para impressoras..tão importante como o surgimento do smartphone, da computação em cloud.
E ainda….como é importante ter um time de tecnologia em sua empresa…técnicos precisam ser analistas, pensar em como resolver um problema de um cliente de maneira inteligente e inovadora! Segurança e Privacidade estão nos assuntos mais comentados e com possibilidade de aplicação de multas, como você pode ajudar seus clientes nesse cenário novo?? Ou não pode??
Quem não acredita nesse movimento pode ver a situação ficar cada vez mais complicada! A hora é agora, hoje, já…senão, não haverá mais tempo!!!
Quantos dos seus clientes estão trabalhando, pensando, estudando formas de imprimir MAIS??? e quantos deles estão se esforçando para serem mais digitais??
Claro que a utopia de zerar volumes de impressão esta distante e ainda não poder ser alcançada por conta de processos ( porque por tecnologia é sim possível ) e a impressão precisa ser algo simples de ser feito, em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo (3A)
A digitalização também, simples ou avançada precisa estar a disposição dos usuários remetentes e destinatários a qualquer hora, em qualquer dispositivo e em qualquer lugar (3A)
Voltando ao artigo, aqui vamos analisar 2 comportamentos de impressão e dizer como uma das estratégias para mudar o conceito de digitalização sem custo pode ser aplicada!!
OBS: não será fácil e a estratégia é de guerra…mudar um conceito é necessário que além de acreditar, você seja engajado com o seu propósito pois desistir não é uma opção!
Vamos aqui analisar comportamentos de impressão diferentes com dados anônimos e vamos ver quem concorda e quem não concorda.
Antes vamos estabelecer alguns termos que estabelecemos para esse estudo
- Preço médio de página A4 P&B: R$ 0,035 ( praticados em projetos de MPS/Outsourcing )
- Preço médio de página A4 Color: R$0,35 ( praticado em projetos de MPS/Outsourcing )
- Preço médio de página digitalizada: R$0,035 ( em muitos casos é grátis mas uma média praticada por quem cobra digitalização em projetos de MPS/Outsourcing )
- Volume mínimo saudável para um equipamento Multi-funcional A4 P&B de 10.000 páginas cobradas ( seja impressa, copiada ou digitalizada ) por mês
- Volume mínimo saudável para um equipamento Multi-Funcional A4 Color de 2.500 páginas cobradas ( seja impressa, copiada ou digitalizada ) por mês
- Volumes A3 não são realidade no Brasil mas quando são necessários podem estar em centrais off-site de produção. Mesmo com todas as possíveis vantagens que um equipamento A3 poderia trazer para um ambiente de produção centralizado no cliente aqui vamos considerar cenários atuais e realísticos no Brasil.
3A ( AnyWere, AnyTime, AnyDevice )
Agora vamos praticar um estudo pratico e apresentar as estratégias
PERFIL: Usuário de impressão na pandemia
IMAGEM
Na imagem acima, um usuário imprimiu 30 páginas em 12 meses, pouco né??
Essas impressões foram geradas em 4 trabalhos de impressão, ou seja, ele precisou de um serviço de impressão 4 vezes em 12 meses. ( nenhuma dessas vezes precisou ser colorido! )
- 0,08 páginas por dia ( considerando 365 dias / ano )
- 0.12 páginas por dia útil ( considerando 251 dias úteis / ano )
- 2,5 páginas por mês impressas
- R$ 0,0875 de faturamento
Para chegarmos em um volume P&B de 10.000 páginas / mês seria necessário que
- 4.000 usuários com as mesmas necessidades imprimindo no equipamento 2,5 páginas / mês no equipamento
- R$0,0875 por usuário por mês utilizando um preço médio de R$ 0,035 por página impressa
- R$1,05 por usuário por ano
É um desafio e tanto…claro que, podemos aplicar o conceito 3A dito acima e podemos aumentar o volume de impressão através da comodidade, facilidade ( com segurança e gestão) mas mesmo dobrando, ainda seria um grande desafio chegar aos 10.000 pois ainda assim seriam necessários 2.000 usuários para produzir esse volume mensalmente.
MAS, no mesmo período, esse usuário digitalizou mais de 1.300 páginas no mesmo período divididos em 990 trabalhos de digitalização no mesmo período (muitos aqui não cobram e vejam o que perdem)
- 3,56 páginas por dia
- 5.18 páginas por dia útil
- 108 páginas digitalizadas por mês ( para apenas 1 usuário )
Se houvesse uma cobrança por digitalização que fosse parecida com a cobrança de impressão hoje, considerando R$0,035 por página teríamos o seguinte cenário:
- R$3,78 por mês por usuário digitalizando o volume de 108 páginas
- R$45,36 por ano por usuário digitalizando o volume de 108 páginas por mês
Bem mais lucrativo, faz bem mais sentido não?!?! Mas pode ficar melhor…vamos ver cada ponto da estratégia abaixo
PRIMEIRA ESTRATÉGIA
- Criar comodidade: fazer com que os usuários tenham mais facilidade de imprimir de qualquer lugar, em qualquer hora com qualquer dispositivo que tenham na mão.
A comodidade traz mais volume de atividade, quanto mais fácil for, mais o usuário vai usar…isso em qualquer negócio pois o usuário precisa otimizar seu tempo e agora ainda mais pois com os modelos de trabalho híbrido, qualquer lugar é lugar para exercer suas atividades e não podemos deixar o usuário não mão caso ele precise imprimir algo em qualquer lugar para qualquer lugar…
O usuário estudado não informou como fez que o documento chegasse a central de produção mas se pensarmos pode ter sido de maneira mais fácil ou de maneira mais difícil como enviar um email, fazer um upload, levar em um pen-drive…podemos deixar tudo ainda mais confortável para aumentar sua “vontade” de imprimir.
SEGUNDA ESTRATÉGIA
- Utilizar a cultura de preço a seu favor: essa é a parte mais difícil mas a que trará mais vantagem que é aumentar o preço da impressão para que o usuário possa optar por ela apenas quando efetivamente precisar.
Parece antagônico mas necessário pois a idéia aqui é aumentar a precificar a digitalização que é o volume em crescimento ( que é o ponto em crescimento para potencial faturamento )
Quando o usuário do estudo acima precisou imprimir ele pagou R$ 0,25 por página impressa P&B e ainda foi a uma central já que não tinha impressora em casa. ele gastou um total de R$ 7,50 para as 30 páginas que precisou e não reclamou pois a necessidade foi pontual, seu primeiro objetivo é fazer digitalização ( vide o volume de 1.300 páginas digitalizadas versus 30 impressas )
Em resumo, por precisar de pouco volume impresso o usuário ficou tranquilo em gastar R$0,25 por página impressa em um local onde ele ainda precisou se deslocar pois esse usuário não tem impressora perto dele mas o scanner/digitalização é feito através de vários dispositivos, os mesmos quais ele pode gerar impressão também e ir buscar em um ponto mais próximo dele.
TERCEIRA ESTRATÉGIA
- Agregar dispositivos “na mão” do usuário: muitas empresas de MPS agregaram a locação de notebooks, tablets e smartphones nessa pandemia e houve um “boom” com isso pois são equipamentos essênciais para as tarefas do dia e ainda são individuais, diferente dos MFP’s
Esse usuário é mais lucrativo com opções de digitalização do que de impressão e nesses casos, a impressão pode ser mais cara pois é pura necessidade quanto a processos tradicionais mas que não o deixam confortável, os processos digitais são mais efetivos para o seu dia-a-dia.
Opções de trabalhar de forma digital é um caminho sem muita volta…
O usuuário estudado, para ter a flexibilidade necessário, precisa de equipamentos e alguns softwares para fazer com que a necessidade de impressão seja tão baixa assim..software de digitalização móvel, colaboração online, assinatura eletrônica….Essa estratégia transforma a maneira de como o usuário trabalhar, por isso também é conhecido como DigitalWorkplace ( lembrando que não é apenas o equipamento mas o conjunto de atividades para o usuário e processos da empresa que tornam o ambiente de trabalho mais digital ).
QUARTA ESTRATÉGIA
- Criar múltiplos pontos de coleta de impressão e ainda com serviços inteligentes de entrega da INFORMAÇÃO do remetente ao destinatário.
Assim como o usuário acima, além de pagar R$ 0,25 por página impressa P&B ele ainda precisou se deslocar até um ponto para coletar seu trabalho, pode-se agregar serviços de courier, entrega de físico + digitalizado, serviços de assinaturas eletrônicas e de cartório ( quando necessário ). você cuida do fluxo físico e fornece soluções para o fluxo digital de várias maneiras…
Se olharmos a conta anterior, com R$ 0,25 ao invés de precisarmos de 4.000 usuários precisamos apenas de 1.400 e ainda com pontos que podem concentrar amis clientes do que precisar disso em apenas 1 cliente já que o equipamento pode ser utilizado por várias empresas.
Aqui podemos pensar em pontos como lojas de conveniência, locais dedicados, Shopping’s, centros de lojas e parcerias com mercados e sempre pensando em serviços essênciais como alvos primários afim de ter o máximo de tempo do negócio aberto e ainda as opções de solicitação via web. Ou simplesmente pensar em começar com essa parte da estratégia em sua sede mesmo!
AGREGAR NAS ESTRATÉGIAS
Para convencer um cliente, além dos passos acima, ainda pode-se encanta-lo com:
. Protocolos de Bio-Segurança onde o processo é totalmente contact-less;
. Enviar impressoras adequadas a usuários especiais que precisam muito mesmo ter uma impressora ao seu lado mas ainda dar liberdade para imprimir de onde estiver SEM PERDER O CONTROLE;
. Conceitos Server-Less ou Infra-Less onde o cliente não precisa de infra-estrutura para fornecer serviços aos seus usuários;
. Cloud Computing e Edge-Computing que são conceitos que podem depender de verticiais e suas necessidades atuais;
. DriverLess printing que permite que um usuário, mesmo sem fila de impressão e drivers instalados possam imprimir de qualquer dispositivo…de qualquer sistema operacional;
. Segurança de Produção ANTES, DURANTE e DEPOIS com aplicações de criptografia, impressão segura e ainda marca d’agua que pode aplicar direitos autorais e assinaturas digitais nos documentos;
. Processos Self-Service para usuários afim de diminuir a carga de trabalho do TI ou até mesmo a sua em disponibilizar possibilidades para os usuários produzirem o que for..impressão, scan…..
Vamos falar disso e muito mais nos Workshops que estamos começando, o primeiro episódio é agora, dia 30/04 as 10:00 e esperamos você lá…
Em resumo ao final do artigo…se o cliente é híbrido, seu negócio de MPS também precisa ser!
A mudança só começa quando você acreditar…
esse artigo é dedicado a memória e Antonio Roberto Milani e Rogério Lucatelli que foram companheiros de mercado e essa pandemia os tirou de nós essa última semana! que Deus ilumie a chegada deles ao céu e conforte as famílias!
Fonte: freepik
