Sei que tenho falado muito desse assunto nos últimos posts mas efetivamente é algo que quero externas pois o momento é tão delicado e ao mesmo tempo tão precioso porque um movimento errado pode causar um prejuízo para uma nova operação qual deveria ser saudável.
Acreditamos fortemente que alcançamos o ponto de inflexão ideal para esse tipo de serviço e soluções no mundo…não foi do jeito que imaginavamos pois precisou de uma tragédia global para empresas verem o quanto precisam disso, o quanto precisam operar de maneira mais digital…
SOBRE OS ESCRITÓRIOS
Os escritórios desempenham um papel fundamental para as empresas e funcionários e estão passando por mudanças importantes de função e propósito. Novos hábitos e comportamentos já vêm sendo adotados por conta da pandemia, e isso inclui o uso do espaço de trabalho como estamos acostumados. Mas o que, de fato, mudou?
Com certeza não foi fácil ter uma adaptação repentina como foi o momento que vivemos em 2020 e muitos sofreram para operar mas agora, com um momento de maior maturidade tecnológica de todos já podemos os movimentos de reentrada.
Quando falamos da reentrada, é importante que os escritórios estejam preparados, com adaptações que os tornem mais seguros. O distanciamento social ainda se faz necessário, e o retorno progressivo coloca em pauta a preocupação com o bem-estar e o conforto dos times. Outro ponto para reflexão é a retomada das relações presenciais entre as equipes, que se mantiveram conectadas no ambiente virtual, mas sofreram perdas de engajamento com o trabalho a distância.
Outro aspecto importante, segundo 31% das empresas, é o acesso às ferramentas de trabalho. O escritório é visto como o local onde todos os recursos necessários estão disponíveis , o que favorece ainda mais o retorno às atividades presenciais.
A produtividade não está mais ligada ao número de horas em que as pessoas passam no escritório. No novo modelo, são considerados projetos entregues, agilidade de decisões e outros fatores que não têm relação com a presença física do funcionário. Essa é uma das maiores vantagens que o trabalho remoto trouxe às empresas. Mesmo as mais tradicionais identificaram os benefícios desse modelo. Encontrar o equilíbrio será um dos novos desafios para empresas e funcionários, e a tecnologia e a colaboração, os mais importantes pilares dessa retomada.
A necessidade do uso intensivo da tecnologia durante a pandemia foi essencial para a organização e a adaptação das equipes. Agora, no retorno ao escritório, essa tendência prevalece e torna-se indispensável para aderir às novas normas. Seja para otimização de espaços, integração de equipes que estarão no escritório ou em trabalho remoto ou até mesmo para diminuir a quantidade de toques nas superfícies.
O QUE É IMPORTANTE PENSAR NESSA HORA?
Existem inúmeros aspectos a serem considerados MAS será que a longo prazo veremos a extinsão de escritórios?? Acredito que não mas aspectos irão dificultar o modelo tradicional e, por vezes, ultrapassado.
A demanda será mais complexado que a figura acima pois é necessário levar em consideração alguns pontos como:
- Taxas & Padrões de Desclocamento
- Locações x Aquisição de Talentos
- TI Descentralizada x TI Centralizada
- Tecnologias Cloud
- Tecnologias open-source
- Tecnologias Codeless
- Processos de trabalho mais eficientes
- Nova Metodologia…aqui para nós uma das partes mais importantes senão a mais importante
CUIDADO COM A TECNOLOGIA
Eu já disse em um post anterior mas é importante dizer novamente, CUIDADO com a aquisição de produtos que não estejam alinhados com sua metodologia…
A metodologia de uma empresa nasce ANTES de qualquer produto pois é como ela é (re)pensada e os membros internos de cada departamento, com ajuda da tecnologia, vão transformar sua operação em uma mais eficiente.
Ao pensar em tecnologia considere alguns aspectos ( e se for muito técnico para você, ai sim uma consultoria especializada deve ser consultada para explicar detalhadamente )
- Custos com atualização tecnlógica ( equipamentos como desktop’s, notebooks e etc )
- Custos com Sistemas Operacionais ( por exemplo Windows tanto para usuários quanto servidores )
- Custos com sistemas de escritório padrão ( por exemplo pacote office )
- Custos com equipamentos essenciais de rede ( exemplo roteadores, firewalls e etc )
- Custos com conexão de internet e políticas de segurança
- Custos com sistemas internos ( por exemplo seu CRM, ERP, RH e etc. )
- Custos com servidores locais ( aqueles que ainda não estão em cloud )
- Custos com treinamentos de equipe ( alguns sistemas exigem treinamento pesado )
- Custos com assinaturas de software mensais inflada ( algumas podem não ser necessárias )
- Custos com produção de papel ( equilíbrio entre o impresso, copiado e digitalizado )
- Custos de atualização tecnológica atual ( equipamentos atuais x novos e investimentos CAPEX x OPEX )
- Até custos com telefonia devem ser verificados pois são vilões importantes
Para se ter uma idéia, consultorias especializadas nessa fase de (re)pensar em processos levam em consideração pontos individuais de colaboradores na hora de sugerir uma metodologia eficiente.
Cada etapa do processo é pensada em grupo, junto com um grupo de usuários para chegar ao melhor resultado possível! É um processo que por muitas vezes é chamado de descoberta mas também pode ser considerado uma auditoria?!?! Passar a limpo seu perfil tecnológico e eliminar custos, mover custos de locais menos eficientes para outros mais eficientes, adotar mais meios de comunicação como oficiais, entender níveis de engajamento e liberdade entre os colaboradores e muito mais.
Após esse perfil, que normalmente é feito com gestores e usuários-chave selecionados o processo tende a ser mais natural e por isso já elimina barreiras importantes como não-adoção de usuários, elimina medos que mudanças trazem para equipes, levam em consideração modelos on-office, home-office ou os modelos hibridos que são os mais preferidos no momento por conta de um equilibrio.
A TECNOLOGIA PRECISA SE ADAPTAR A VOCÊ ( e RÁPIDO ) E NÃO VOCÊ A TECNOLOGIA
Por isso afirmo tanto que é necessário conhecer e escolher metodologias ANTES de decidir sistemas e soluções…antes de decidir se vai desenvolver um sistema do zero, customizar um já existente ou ver um que já tem alguma sinergia com seu negócio maior que 70%…o que importa é se eles vão estar alinhados com o que você cliente pensou ou tem em mente.
Nessa linha, os modelos ágeis tem sido os mais escolhidos pois trazem fluidez, naturalidade em processos, os torna visuais, potentes, completos, em qualquer plataforma…não existem tarefas perdidas, tarefas paradas, tarefas sem responsáveis e tarefas sem rastreamento…
ETAPAS MACRO
- Converse com os gestores dos vários departamentos da sua empresa, (re)pensem em um desejo de como ela deve operar sem se preocupar com barreiras ou impossibilidades, essa é a hora do sonho máximo
- Coloque TI ( sem ser os que tem pensamento negativo ) na mesa com vocês nessa hora, ele poderá ajudar muito
- Falem com uma empresa que possa fazer um levantamento junto com TI dos ativos, assinaturas, custos diretos e indiretos que toda a área de tecnologia tem na sua empresa
- Avalie o relatório dessa atividade
- Analise a sugestão dada e pondere sempre do MAIS importante para o MENOS importante
- Inicie o processo de “limpeza” com o apoio de TI e/ou uma consultoria para não deixar usuários “na mão”
- Mantenha-se firme em sua metodologia, ouça sugestões mas avalie sempre com o que você tem decidido e desenhado com sua equipe
- Veja processos parecidos com o seu já implementados ou em demonstração, isso sempre fará você se sentir melhor em tomar uma decisão
- Comece, acompanhe, use…como gestor, líder, diretor ou até dono, é importante estar alinhado com as atividades dos seus departamentos
- Avalie e evolua…o tempo dirá onde e como melhorar, leve isso em consideração pois alguns produtos são mais lentos de serem adaptados mesmo que pareça “facil” e outros tem maior flexibilidade
- Prefira nuvem pois sua operação estará a seu alcance a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
A pandemia teve aspectos negativos para muitos, positivos para poucos mas mostrou o quanto a tecnologia é importante para todos!!
