Você acha que ele serve apenas para desenvolvimento de softwares?? ou nem sequer ouvir falar dele?? Aqui vamos explicar um pouco sobre ele e como ele é sim adaptável a qualquer processo de qualquer empresa.
Fala pessoal!!! hoje resolvi escrever um pouco sobre workflow de trabalho com a “nova” realidade e o famoso “novo” normal.
INTRODUÇÃO AO NOVO NORMAL
Muitas coisas que desapareceram após o COVID-19 estão lentamente (muito lentamente) voltando ao normal.
Mas espera….o que é o novo normal?? Especialmente para empresas que tem o modelo tradicional e o maior desafio é a cultura interna ter sido alterada, forçadamente da noite para o dia. Um momento onde foi necessário descobrir o novo ritmo de produtividade, descobrir maneiras de trabalhar sendo eficiente remotamente, descobrir como controlar processos e poder “ver” em qual etapa eles estão…em resumo, descobrir como reinventar o trabalho.
Se você acredita que esse modelo ficará para trás, não é o que as pesquisas indicam, mesmo com a reabertura dos escritórios, o modelo híbrido deve ser o escolhido por uma série de motivos que vão desde redução de custos com aluguel, diminuição de custos em facilities, diminuição de custos operacionais, melhor qualidade de vida para os colaboradores…ou seja, aquela reunião virtual deve continuar mesmo que você volte a ter reuniões presenciais, o relacionamento com clientes e fornecedores devem ser mais virtuais do que antes.
A NOVA “VELHA” ESTRATÉGIA
Como citei anteriormente, o modelo híbrido é o que esta sendo explorado pela maioria das empresas, mesmo aquelas que não acreditavam no trabalho a distância. Mas a longo prazo esse modelo pode abrir a “caixa de pandora” de questões como políticas, segurança, vazamento, privacidade e etc….mas isso tudo foi resolvido utilizando tecnologia em uma metodologia altamente flexível e eficiente.
História do KanBan
O KanBan, que claro sofreu inumeras melhorias com a tecnologia, foi criado na década de 50 / 60 durante uma crise na Toyota que quase levou a empresa falência. Para tentar ( e conseguir ) a recuperação a empresa buscou otimizar sua operação e produção que fez nascer o KanBan tanto em realizar tarefas dinâmicas e aquisição de materiais apenas quando era necessários.
Taiichi Ohno, Sakichi Toyoda ( é Toyoda mesmo ) são os criadores iniciais dessa metodologia que ficou conhecida como Sistema Toyota de Produção.
O sistema é usado na empresa até os dias de hoje mas claro, com aperfeiçoamentos. Parece uma forma muitos “simples” mas na verdade exige cálculos, estudo e uma engenharia de processos para implementa-lo com eficiência. Parece complicado?? NÃO É! e tem tantas vantagens que depois de implementado é fácil de ajustar, adaptar muito rápido e focar em resultado…ainda vale citar a velocidade de implementação…esqueça os meses para uma nova operação…isso não existe mais…
Descobriu-se também que ele pode ser implementado em qualquer nível de empresa, qualquer departamento para definir e controlar qualquer fluxo de trabalho, desde logística, produção, contas a pagar, contas a receber, RH e etc…controlar compra de materiais, documentos que precisam de assinatura, revisão e etc…a tecnologia empoderou o KanBan e deu a ele poderes ilimitados.
Provedores de Equipamentos como multi-funcionais e scanners ( até notebooks, tablets e smartphones ) podem chegar a um nível de oferta altamente interessante para seus clientes, incomodando aqueles fornecedores de softwares “gigantes”. A famosa gestão de documentos e/ou informação tem um ciclo de projeto acelerado, é efetivo e fácil de usar e ainda suportar…em resumo, há oportunidade de transformar de verdade o negócio de uma empresa. É um grande passo para o PaperLess.
Rodrigo Romão
o KanBan ainda tem um poder que usava-se pouco até a pouco tempo que é o trabalho remoto, visibilidade remota, acompanhamento remoto de qualquer dispositivo móvel ou fixo…basta um PC com acesso internet que você poderá ver sua operação e cada etapa dela…( é lindo de ver!! ).
Sabemos que a tendência ( digo tendência ) é um trabalho híbrido mesmo, parte em casa e parte no escritório mas iremos ter certeza disso nos próximos meses, para tanto, essa metodologia não depende dessa decisão…pouco importa se as pessoas estarão em casa ou no escritório ( ou em trânsito, ou em qualquer lugar do mundo ), essa é uma decisão a ser tomada pela empresa e a operação será eficiente independente de onde as pessoa vão trabalhar.
Claramente podemos ver que as possibilidades da metodologia são “infinitas” e com o poder de flexibilidade é adaptável a qualquer empresa, de qualquer negócio que use qualquer sistema operacional ( Windows, Mac, iOS, Android …. ) que tenha qualquer definição de negócio-fim…
#SejaLivreAgileSeguro
O TRABALHO HÍBRIDO E O SER HUMANO
Sabe-se que a cultura face-to-face é muito forte e reinventar uma cultura interna é um desafio mas um time colaborativo e conectado virtualmente pode ter sua produtividade muito fortalecida.
Humanos são preparados para interação social, em uma pesquisa recente foi confirmado novamente que isso é da nossa natureza. Então, como as equipes distribuídas lidam com a conexão principal sendo virtual? Como manter a harmonia em pé de igualdade em situações remotas e presenciais?
Vamos citar aqui algumas coisas que são valiosas na hora de modernizar seus processos e até mesmo pontos a considerar na hora de escolher um sistema.
Começando pela escolha de um sistema, o que podemos sugerir para uma escolha segura. Claro que existem muito mais pontos a serem avaliados mas alguns pontos principais que precisam ser levados em consideração em qualquer proposta ou escollha de sistema:
- Ser com base em cloud seguro: Segurança é uma palavra de ordem no momento qual vivemos e ter tudo seguro é obrigatório. Permita-se ir a nuvem pois seus dados e informações ficarão além de seguros, estarão disponíveis e com redundâncias para acesso a qualquer hora e lugar;
- Não depender de desenvolvimentos pesados e ser o mais codeless possível: Isso permite flexibilidade com agilidade uma vez que é o principal conceito do tema, não significa não precisar de desenvolvimento mas ser o menos dependente possível;
- Não ter clients apenas para sistemas operacionais específicos: Ficar travado em um sistema operacional pode impedir alguns avanços tecnológicos mesmo que não esteja no radar uma troca, estar livre para decidir sem ter que levar em consideração aplicações dependentes deixa você sempre mais ágil. Escolher por um produto multi-plataforma e/ou web é sempre o melhor caminho
- Procure por soluções Design by Privacy: Que estejam em compliance com a LGPD e também a GDPR
- App mobile para smartphones E tablets pois são aplicativos diferentes otimizados mas seus usuários não podem perceber a diferença, é necessário ser multi-dispositivo também já que ser ágil é estar em qualquer lugar a qualquer hora
- Automatização é outra palavra de ordem: Permita-se automatizar o que for possível, além de eliminar erros humanos o seu processo fica cada vez mais rápido e esse reflexo chega até a ponta seja você uma empresa que oferece serviços a pessoas, empresas ou lida com fornecimento seus prazos serão mais curtos e suas ações mais certeiras
- Preocupe-se com a informação: E não como ela chega até você..produtos precisam receber dados e transforma-los em informação de múltiplas formas seja em papel, em email, arquivo, whatsapp ou etc…tudo deve ser um caminho de entrada de dados em seu fluxo de trabalho
- Escolha um produto que seja moderno:..que além de ser ágil, mantenha um desenvolvimento ativo, um progresso de atualizações e quer permita sua empresa crescer sem precisar procurar outro sistema
- Estar conectado a uma metodologia e não a um software: É um dos pontos mais importantes pois a liberdade é importante e a metodologia guia as empresas e não softwares
MODERNIZAR SEUS PROCESSOS
Não importa qual é o seu processo e o que sua empresa faz, independente de como ela é hoje pode ser necessária uma adaptação para um trabalho mais eficiente.
Concorrentes, novas empresas que enxergam oportunidades em seu mercado podem já nascer mais ágeis, mais aceleradas, mais preparadas para um mundo conectado. O KanBan é uma oportunidade de chegar a esse patamar o mais rápido possível.
Velocidade, gestão, eliminação de erros e muito mais…tudo isso é prometido por muitos softwares mas o que faz uma empresa ser mais sólida é a metodologia e não o sistema. Lembre-se que softwares podem ter o mesmo resultado final mas com jeitos diferentes de chegar a esse resultado. A metodologia é o mais importante pois a empresa não deve ser adaptar ao software, deve adaptar-se a metodologia aplicada. Isso a fará livre do software mas com o mind-set adequado a velocidade e assertividade de suas execuções.
Modernizar um processo pode não ser reinventa-lo, pode ser apenas adapta-lo, isso é um ponto crucial ao negócio.
Autor Desconhecido
Antes de buscar softwares ou sistemas que “automatizam” seu processo, o melhor é buscar saber se a metodologia atual da empresa e do produto que esta sendo procurado vão mesmo trazer uma redução de custo, redução de tempo, otimização de processos e eficiencia operacional significativos para sua empresa.
Um sistema que precisa de treinamento por exemplo, é um modelo ultrapassado…a imagem abaixo mostra produtos que precisam de treinamento e um que nunca precisou para atingir o patamar de uma das empresas mais valiosas do mundo.
O Google criou um produto que o usuário já sabe usar “só de olhar” e isso conquistou pessoas no mundo todo mesmo com essa funcionalidade “cognitiva” e o KanBan tem o mesmo apelo, ser visual para que haja o mínimo de treinamento e com tecnologias modernas não exige um treinamento ou dependência de uma pessoa especialista em usar sistemas altamente complexos…
Importante que o KanBan pode resolver inúmeros problemas, inúmeras situações e nos últimos anos ficou uma visão que ele serve apenas para desenvolvimento de software, o que é errado!! É uma metodologia e isso pode ser aplicado a qualquer processo a níveis mais profundos do que se imagina.
O QUE JÁ FOI CRIADO USANDO O KANBAN ( Casos Reais )
Existem várias ferramentas e softwares que permitem implementar o KanBan e não vamos aqui citar ferramentas específicas mas sim aplicações reais de um processo montado com a metodologia:
- CRM com funil de vendas;
- Analise de Propostas e Escalonamento de Aprovações;
- Contas a Receber;
- Contas a Pagar;
- Atendimento ao paciente ( para exames e atendimento remoto )
- Acompanhamento do Tratamento do Paciente Remoto ( com gamificação )
- Aprovação de Contratos para Assinatura;
- Solicitação de Consultas e Exames;
- Operação de Logística descentralizada;
- Sistema de tickets para departamentos, igual a um “chamado de TI” mas que anda por dentro de todos os departamentos como compras, operações, administrativo e também TI;
- Implementação de boas práticas LGPD;
- Processo de início (ou reinício) de operação de empresa;
- Analise de Documentos Técnicos;
- Analise de Documentos de Admissão de Funcionários bem como histórico do mesmo;
- Controle de Qualidade de Unidades Remotas.
Os objetivos de cada projeto foram diferentes mas tivemos 2 que foram comuns a todos
- Redução de custo
- Aumento de excelência operacional local e remota
Como operar em um “novo normal” MELHORANDO sua capacidade e qualidade de atendimento, operação e administração? Abaixo algumas perguntas feitas por esses clientes:
- Não estou preparado para rodar virtualmente, como fazer isso?
- Como Reduzir custos além do aluguel ou facilities?
- Como me proteger de investir em sistemas obsoletos ou que me deixariam preso?
- Como ser eficiente ( ou mais eficiente ) nesse novo mundo?
Essas foram situações que achamos nesses projetos e que fizeram a diferença em negócios que poderiam “desaparecer” mas foram melhorados e podem seguir “na luta” com processos mais ajustados e eficientes.
Um outro ponto que percebemos durante os projetos e que esteve presente em quase todos foi “Como posso usar o WhatsApp para fazer parte do meu processo? ” E realmente, o WhatsApp, especialmente no Brasil é uma ferramenta de alta usabilidade, que tem vantagens incríveis e que as empresas já estão vendo como o “novo email”, e sim, integramos o “danado” em alguns processos tornando-o parte do processo, seja como coadjuvante ou como protagonista na usabilidade de um dos lados ( do cliente/usuário ou da empresa ).
Aqui mostramos alguns exemplos mas, como citado anteriormente, as possibilidades de integração a processos são ilimitadas e quando aplicadas trazem alguns benefícios como redução de custo, aumento de eficiência operacional, visibilidade de gargalos e etapas do processo e entre outros benefícios interessantes para qualquer organização.
Alguns desses processos foram integrados com email, whatsapp, Google Drive e outras ferramentas que permitem uma aceleração e automatização interessante para a empresa. Claro que o nível de automação e integração são sempre avaliados no início do projeto mas uma característica desse modelo de projeto é não ser caro. são valores, normalmente, estão dentro da realidade das empresas e cada fornecedor tem modelos de negócio interessantes para fazer o projeto acontecer.
Espero que esse post possa apoiar e ajudar empresas que buscam melhorias operacionais e ajudar a pensar nesse processo de maneira mais conclusiva.
Excelente semana a todos e ótima leitura.
FONTE: google, stuffthathappens, freepik, envato, wikipedia, medium.com
