Bom dia pessoal,
Estamos fazendo alguns posts sobre como novas metodologias de trabalho estão sendo implementadas ou ao menos pensadas pelos empresários e empreendedores no Brasil e no mundo!
Segundo pesquisa da Exame, 41% dos empresários e empreendedores brasileiros estão reorganizando seus modelos de trabalho!
Nesse post vamos dar um teaser de algumas coisas que podem ajudar nessa hora de remodelar seu negócio e transforma-lo em mais eficiente.
Tudo parece difícil mas o trabalho moderno visa justamente mapear, identificar, SIMPLIFICAR e implementar um modelo que seja mais eficiente e mais ágil para empresas de qualquer tamanho serem mais velozes…
Estar preso a uma ferramenta não é o caminho, defina seu MODELO de trabalho e ai as ferramentas virão para que você, com sua estratégia em mente possa selecionar qual ou quais atendem melhor seus novos processos.
Utilize esses 7 pontos abaixo como um checklist para verificar se você esta alinhado com sua estratégia e seus processos…identifique onde você pode melhorar e atue neles…
Não vamos citar sistemas ou programas específicos pois a intensão aqui é criar uma linha do tempo e como atuar nela de maneira eficiente.
O sucesso desse processo esta em um pensamento estratégico sobre o seu negócio e para onde você quer que ele navegue!!
Vamos ao conteúdo
ESTRATÉGIA -> SISTEMA -> PROCESSO -> PROCEDIMENTO
Estratégia
Uma estratégia é o plano de longo prazo de alto nível para atingir seus objetivos.
Sistema (não se trata de programas ou aplicativos)
Os sistemas são um conjunto de processos, procedimentos e rotinas que trabalham juntos para criar um resultado
Processo
Seus processos são uma série de etapas realizadas para alcançar um resultado - O QUE você faz.
Procedimento
Seus procedimentos são um conjunto de ações detalhadas conduzidas de uma maneira específica. Seus procedimentos são as instruções detalhadas que apóiam seus processos - O COMO você faz isso.
Negócios vem em vários tamanhos e formas e seguir essas etapas acima é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento ou organização.
Embora um negócio possa começar sem sistemas (também conhecido como improvisação), as coisas começam a desandar à medida que cresce e traz mais membros para a equipe, torna-se caótico.
- Sistemas de Gerenciamento
Suas estratégias de gerenciamento definem a direção do negócio e definem o objetivo geral. Os sistemas de gestão o ajudarão a atingir esse objetivo.
Exemplos de sistemas de gerenciamento que um negócio pode e precisa ter:
- Objetivos & Direção do Negócio
- Cultura
- Estratégia de Marketing & Vendas
- Estratégia de Recrutamento
- Desenvolvimento de Times
- Matriz SWOT
- Estratégia de Comunicação Interna
- Métricas e KPI’s
- Estratégia de Fluxo de Caixa
- Estratégia de Controle de Qualidade
- Pesquisa de Mercado
2. Sistema de Marketing
Também conhecido como Sistema de Geração de Leads. Para que o marketing seja eficaz, você precisa começar a pensar nele como um conjunto de ações para atingir uma meta de marketing. Quando essas ações são combinadas, elas se tornam seu sistema de marketing.
Esse sistema é uma rotina que você executa conforme definido em sua estratégia para gerar novos negócios
Exemplos de processos de marketing relevantes, online e offline:
- Ad no Facebook
- Post em Mídias Sociais
- Wesite & SEO
- Email Marketing
- Merchadise
- Desenvolvimento de Conteúdo
- Referências
- Relações Públicas
- Joint Ventures
3. Sistema de Vendas
Também conhecido como Sistema de Conversão de Lead. Para que seu sistema de vendas seja eficaz, pense nas ações de vendas que você precisa realizar para atingir seus objetivos de vendas. Quando essas ações são combinadas, elas se tornam seu sistema de vendas.
Exemplos de atividades mínimas para gestão e vendas
- CRM
- Re-conversão de vendas
- Propostas / Cotações
- Consultoria
- Prospecção
- Workshops & Apresentações
- Programa de Membros / Afiliados
4. Sistemas de Operação ( diferente de sistemas operacionais de computadores )
Também conhecido como Sistema de Entrega, Atendimento ao Cliente ou Produção. Esta é a área funcional do negócio conhecida como supervisão, concepção e controle do processo de entrega de serviço / produto. Existem muitas terminologias diferentes que você pode usar para descrever esta parte do seu negócio, dependendo do tipo de negócio que você é. Se você for um negócio de impressão, as pessoas que usam as máquinas de impressão estão no departamento de produção. Se você é uma agência digital, seus gerentes de conta gerenciam projetos de clientes. Os sistemas exatos na área de operações de negócios também variam de empresa para empresa. O objetivo do sistema de operações; é entregar produtos ou serviços da mais alta qualidade
Exemplos para essa atividade, que é a sua entrega…um dos pontos mais importantes:
- Serviço a Clientes
- Entrega de Produtos/Serviço
- Área de Projetos
- Controle de Qualidade
- Onboarding de clientes
5. Sistema de Administração
Administração refere-se aos processos, atividades ou bastidores da gestão de uma empresa. A administração pode ser subjetiva e significar coisas diferentes para negócios diferentes; no entanto, a essência é que inclui tudo na sala de máquinas que mantém a roda girando.
Exemplos para sistemas de administração
- Gerenciamento do Conhecimento / Informação
- Gerenciamento de Documentos
- Gerenciamento de Inventário
- Softwares, Hardwares e Gestão de TI
- Gerenciamento de Agendas
- Gerenciamento Jurídico
- Ambiente de Trabalho saudável e seguro
- Gerenciamento de viagens e eventos
6. Sistema de Fluxo de Caixa
O sistema de fluxo de caixa ou finanças é a força vital da empresa, pois gerencia todas as questões financeiras. Afinal, uma empresa não pode operar sem um fluxo de caixa previsível. Os sistemas de fluxo de caixa são responsáveis pela entrada do dinheiro (Contas a Receber) e pela saída do dinheiro (Contas a Pagar).
Exemplos de sistemas em fluxo de caixa:
- Contas a pagas
- Contas a receber
- Folha de Pagamento
- Relatórios Financeiros
- Coleta de débitos ( negociação com inadimplentes )
- Definição de Budget
- Gerenciamento de Gastos
- Investimentos & Funding
7. Gerenciamento de Pessoas
Seu pessoal é seu patrimônio. O desempenho e a felicidade deles equivalem fortemente ao seu sucesso ou fracasso. Seu sistema de gestão de pessoas auxilia em toda uma gama de gestão, incluindo recrutamento, suporte contínuo, direção, benefícios e treinamento. O foco desses processos é contratar as pessoas certas e tirar o melhor delas.
Exemplos de Atividades para gerenciamento de pessoas:
- Comunicação
- Onboarding
- Processos de Contratação
- Gerenciamento da Felicidade da equipe
- Gerenciamento de registros
- Gerenciamento de performance
- Treinamentos e Capacitações
- Processo de saída
Com esses 7 passos você pode revisitar o modelo atual da sua empresa, redesenha-lo da forma que você quiser e dar um passo a frente em modernizar sua gestão!
MESMO que você opere bem tenha em mente que esses processos são “vivos” e podem melhorar sempre…sempre podem ser mais seguros, mais rápidos E mais eficientes!
Lembre-se…updateOrDie….
