Bom dia pessoal, ontem falamos um pouco do Notion e na última 6a.feira falamos um pouco sobre algumas ferramentas que podem ajudar em trabalhos remotos e até presenciais MAS falar dos aplicativos é a ponta do iceberg e hoje decidimos falar um pouco sobre como escolher e definir qual ou quais métodos podem efetivamente ajudar pessoas e empresas a ter um melhor resultado, serem eficientes com o uso da tecnologia.
ANTES DA TECNOLOGIA SER APLICADA
Existem vários aplicativos e sistemas que podem resolver problemas simples e complexos mas ANTES de você decidir por um ou por outro pois não existe a tal “bala de prata” de sistemas e aplicativos quando falamos de organização de trabalho pois cada pessoa ou empresa tem diferentes problemas, diferentes formas de trabalhar e por isso precisam resolver problemas diferentes.
Os grandes problemas estão ANTES da tecnologia, fazer um processo engajado de descoberta de problemas, processos e pontos cegos dentro da organização ou rotina de trabalho é o ponto mais importante pois é apartir daí que as tecnologias e novas metodologias serão definidas.
Rodrigo Romão – Editor do i-art.tech
OS USUÁRIOS SÃO FUNDAMENTAIS ASSIM COMO OS LÍDERES NESSE PROCESSO
Existem inúmeros sistemas de gestão de documentos, projetos, pessoas, clientes e por ai vai mas o que o nosso ponto de vista entende é que o ponto de partida não esta na ferramenta e sim nessa descoberta (também conhecido AS IS) que permite adoção de aplicativos ou sistemas que seja flexíveis o suficiente para resolver um problema atual, problemas futuros previstos nessa fase e ainda pensar como um ponto de alta prioridade uma adoção muito rápida e profunda por parte dos usuários.
O engajamento é fundamental para ter sucesso em um projeto desse tipo. Usar planilhas, whatsapps como ferramentas principais pode gerar uma sensação de falta de controle, falta de gestão e se o processo não começar de dentro para fora com o engajamento adequado a pessoa ou a empresa pode parar por força maior e precisar se reestruturar a força. O famoso AS IS começa a dar a sensação de visibilidade, gestão e produtividade.
Rodrigo Romão – Editor do i-art.tech
Quando falamos em usuários, muitos gestores falam em CONTROLE e é importante olhar para uma pesquisa feita por Frederic Laloux, autor do livro Reinventando as Organizações ( clique aqui para adquirir na Amazon ) que estudou 50 grandes empresas ( com mais de 100 funcionários e com mais de 5 anos de vida pois ele queria que fosse uma empresa com conceitos estabalecidos mas que não se limita a empresas desse tamanho ) e ele percebeu 3 principais características entre elas:
- AUTOGESTÃO
- PROPÓSITO EVOLUTIVO
- INTEGRALIDADE
Esses 3 pontos estão em grande evidência mas o de AUTOGESTÃO é um dos mais complexos em nosso Brasil pois alguns gestores tradicionais querem ter o controle de cada trabalhador para ter a sensação de propriedade ou exclusividade em suas atividades onde as empresas com maior sucesso preferem o engajamento como uma forma de controle de produtividade
O Propósito também é um ponto altamente relevante, principalmente para profissionais mais jovens pois não se trata de trabalho mas sim de um objetivo profissional a ser atingido que se confunde com propósitos pessoais, mais humanos ajudando a gerar o engajamento e autogestão.
A Integralidade, segundo Frederic, é integrar mente, corpo e alma cultivando aspectos masculinos e femininos dentro de cada indivíduo e estar inteiro, completo e sem preconceitos com nós mesmos. Isso traz um aspecto que acreditamos muito que não existe uma vida profissional e outra pessoal…você é um só! Seu trabalho deve completar você e não ser uma mera obrigação a ser realizada diariamente.
Muito mais do que qualquer tecnologia, a METODOLOGIA é fundamental para melhorar a performance de pessoas, empresas ou departamentos dentro das empresas.
PRODUTIVIDADE E OS SEUS DESAFIOS
Ser Digital é um mind-set muito mais do que usar qualquer tecnologia
Rodrigo Romão – Editor do i-art.tech
Com o Home Office apareceu muitas empresas precisaram “abastecer o avião com ele voando” ( você já ouviu essa frase não?! ) e pode ser bem difícil de fazer mas estamos em um momento de transição muito pertinente para melhorar ( e acelerar ) os processos de trabalho.
Vamos falar de Home Office mais a frente nesse post
Ser mais produtivo, ser mais ágil SEM STRESS é o que todos desejam mas poucos acreditam. Esse mind-set é o tradicional que indica muito trabalho e pouca eficiência…Não seria possível inverter um pouco essa afirmação??!! SIM!! acreditamos que sim mas não existe milagres…definir um método de trabalho para uma pessoa ou para um grupo de pessoas pode ser trabalhoso mas trará benefícios muitos satisfatórios.
Cada ferramenta que apresentamos ou detalhamos pode ser boa para uma pessoa ou empresa e pode não ser boa para outra porém para decidir isso é necessário mudar o mind-set…avaliar o fluxo e método de trabalho de uma forma mais profunda, mais detalhada e ai sim poder decidir quais tecnologias podem ser aplicadas para cada modelo de negócio.
Aprendi ao longo dos anos que adotar uma ferramenta ou sistema esta muito ligado ao mind-set das pessoas, da empresa e dos líderes do que pela tecnologia puramente em si…precisa ser fácil, simples, robusto, profundo, flexível ( keep simple but strong ) ……. precisam muitas coisas para que os usuários adotem novos modelos de trabalho e por isso a importancia do mind-set. Já participei de projetos que depois de implementados no “forceps” algumas semanas depois os usuários já tinham voltado ao modelo anterior pois faltou o ENGAJAMENTO e isso é ruim pois as pessoas e empresas ficam travadas em um modelo que não as permite ser mais eficientes, brigar com a velocidade da tecnologia contra alguns concorrentes por exemplo ou se diferenciar deles.
Eliminar retrabalhos, entender situações inclusive algumas que são resolvidas informalmente pelos próprios usuários que lhes dá uma falsa sensação de insubstituição ( a pessoa acha que não pode ser substituida ) são barreiras que podem ser superadas por todos em conjunto seja liderando a metodologia de trabalho, adotando um novo modelo e ainda sendo o “embaixador” desse modelo para uma pessoa, grupo de pessoas, departamentos e até empresas inteiras.
Um outro ponto importante é deixar os usuários confortáveis para essa adoção e por isso, nós aqui pensamos em focar no que o usuário conhece e não no que ele não conhece como primeiro objetivo deixando-o mais confortável na primeira etapa de adoção.
É preciso sim pensar no usuário pois o sucesso desse trabalho esta muito conectado ao quanto eles vão acreditar e adotar o processo gerando o tal engajamento necessário.
Rodrigo Romão – Editor do i-art.tech
Kanban, Scrum e métodos ágeis são realidade e não futuro mas é importante que eles sejam aplicados se fizer sentido para o modelo de negócio daquela pessoa, grupo de pessoas, departamento ou empresa. Nesses momentos que citamos de descoberta ( AS IS ) alguns gatilhos podem acontecer como fusão entre departamentos, novos departamentos aparecendo, velhos sendo fundidos com outros e assim por diante…é ai que está o grande ponto do processo de descoberta com engajamento…é permitir repensar, reinventar seu método de trabalho e colocar as pessoas nas cadeiras corretas.
HOME OFFICE NESSE NOVO MUNDO
Transformar trabalho em prazer pode ser um desafio que muitos nem acreditam que isso seja possível mas é sim possível através de metodologia e tecnologia.
Não acredite que um produto, um software, empresa, ou sistema possa resolver todos os seus problemas pois o seu problema pode estar ANTES disso….e agora temos o fator Home Office com mais relevância no processo de trabalho, ou o chamado trabalho remoto onde não é um Home Office mas um AnywhereOffice que permita entrega de tarefas, resultados e objetivos de qualquer lugar…
Estão surgindo novos modelos como Spa-Office, Beach-Office e etc…que devem crescer e vamos ver alguns números sobre esse “novo normal”
- Antes da pandemia 3,8 Milhões de brasileiros já trabalhavam em home office; – IBGE, 2018
- Pesquisa mostra que agora são 12 Milhões trabalhando em Home Office; – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades + International Telework Academy
- 98% dos profissionais gostariam de trabalhar em home office pelo menos uma vez na vida; – Buffer, 2019
- 71% dos profissionais que trabalham em Home Office se dizem mais felizes; – Owllabs, 2019
- 78% dos brasileiros se sentem mais produtivos desde o início da pandemia em home office; – Pulses, 2020
- O Home office tornou-se padrão para ao menos 43% das empresas brasileiras; – BTA, 2020
- A tendência é que o Home Office cresça 30% pós pandemia; – FGV, 2020
- Home Office é aprovado por 80% dos gestores de empresa; – ISE Business Scholl, 2020
André Miceli ( professor da FGV e que é diretor executivo da Infobase e coordenador do MBA em Marketing a Inteligência de Negócios Digitais na mesma FGV ) diz algumas vantagens do modelo:
Pesquisa divulgada pela UOL Economia
- Redução de problemas de trânsito nas cidades;
- Pessoas com mais tempo para cuidar da saúde e família e mesmo assim sendo mais produtivos;
- É necessário ser flexível com estruturas e modelos corporativos;
- Adoção de metodologias ágeis também permite uma resposta mais rápida aos novos desafios do dia-a-dia. O processo de analise, reorganização e tomada de decisão precisa acompanhar o ritmo de mudanças
Além dos pontos citados por André existe a redução dos custos operacionais de uma empresa com escritórios físicos onde essa redução afeta ambos os lados
PARA EMPRESAS
- Redução de Custos com Espaços para Alocar Equipes;
- Redução de Gastos como Energia Elétrica, Copa, Limpeza e Estacionamentos;
- Redução com Telefonia Fixa, Móvel e Internet;
- Mobiliários e Reposição de Eventuais Objetos;
- Opção de Trabalho Remoto Fixo ( todos os dias ) ou Apenas Alguns Dias da Semana;
PARA O TRABALHADOR
- Redução dos Custos com Transporte, Roupas e Alimentação;
- Menos Tempo Perdido em Deslocamentos;
- Ambiente Mais Silencioso e Adequado para Diversas atividades;
- Redução do Stress por Questões Variadas como Trânsito por exemplo
Tudo isso traz consigo uma possibilidade de re-estruturação para qualquer tipo e tamanho de empresas e profissionais.
RESUMO
A tecnologia é ponto fundamental nesse momento desde equipamentos como notebooks, tablets, monitores, periféricos e sistemas, aplicativos, softwares que possam gerar um trabalho mais colaborativo mesmo a distância.
Melhorar processos, reorganizar empresas e re-estrutrar modelos são importantes para manter-se vivo em um mundo mais digital…em um mundo mais on-line você não pode estar off-line
Obrigado e Excelente dia!
Fontes: Google, UOL, Buffer, OWLLAB, IBGE, Pulses, BTA, Envato, Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades, International Telework Academy, ISE Business School, FGV, Amazon, agência Brasil, revistaPEGN, Frederic Laloux
