Bom dia pessoal, hoje vamos para o quarto post da semana #PaperLess e hoje vamos falar sobre seus papéis, documentos e etc.
Sabemos que quanto mais você se tornar #PaperLess mais desafios podem aparecer, aqui nosso ponto é sermos objetivos para voce começar a ser #PaperLess pois isso economiza tempo, dinheiro e aumenta sua produtividade como você não imagina ainda…
Alguns pontos que valem a pena ter ao começar a trilhar a jornada #PaperLess:
- Lixeira para Documentos
- Triturador de papel
- Caixa de Correspondência ou arquivo suspenso de mesa ( objetivo é sempre deixa-los o mais vazios possível )
- Smartphone ( nossa estratégia sugere um #iPhone mas não é obrigatório ser o #iPhone, pode ser #Android)
- Tablet ou PC ( nossa estratégia sugere um #iPad mas não é obrigatório ser o #iPad, pode ser #Android com caneta)
- Etiquetas ou etiquetador para voce categorizar
- Scanner ( se voce for uma empresa ou receber alta quantidade de documentos )
Existem alguns tipos de documentos mas vamos aqui separar por algumas situações que você pode se deparar com seus documentos
- Documentos Financeiros
- Documentos Médicos
- Documentos de Posses
- Documentos de Dependentes
- Documentos Temporários
- Documentos Recebidos em Papel
- Entre outros
Por conta de vários tipos que recebemos ou precisamos guardar de alguma forma podemos pensar em uma pequena tabela para começar
| Definir o tipo do documento recebido | RESPOSTA |
| Você precisa do original ? | Sim ou Não |
| Voce pode usar apenas a cópia original ? | Sim ou Não |
| Voce pode destruir o original ? | Sim ou Não |
| Por quanto tempo voce precisa guardar o original ? | Sim ou Não |
| Esse documento precisa ser renovado de tempos em tempos ? | Sim ou Não |
| Devo criar um Arquivo de Ação | Sim ou Não |
Independente do tipo documental, se você respondeu sim a necessidade do original ou não a poder destruir o documento vale criar uma política de retenção de papel pois isso lhe ajudará, principalmente no começo, em como manter documentos que ainda não podem ser eliminados até que você crie uma estratégia para transforma-los em digital.
Como dissemos em posts anteriores, não tente ser PaperLess de uma única vez, faça isso passo a passo e com foco que em pouco tempo voce será PaperLess
Um exemplo de política de retenção esta na tabela abaixo:
| Tipo | Dispensar? | Destruir? | Scaneado? | Arquivo | Origem | Manter por quanto tempo? |
| Multa | Sim | Sim | Não precisa | Ativo | DETRAN | Não Precisa |
No exemplo citamos a multa pois é um documento recebido mas ele pode sim ser descartado pois ao pagar isso em seu internet banking você não vai precisar dela, o RENAVAM do seu veículo já irá puxar a multa para pagamento direto com o banco e ainda dando segurança que a multa esta efetivamente conectada ao RENAVAM do seu veículo dando a baixa correta nos orgão de fiscalização de transito. portanto você pode destruir após o pagamento e a politica de retenção é de eliminar esse documento imediatamente após uma ação ( pagar a multa )
Para empresas é possível até mesmo automatizar a recepção das multas em caso de gestão de frotas para que os pagamentos possam acontecer antecipadamente afim de conseguir o prazo de desconto do pagamento evitando que qualquer ação só possa ser tomada após a recepção da multa qual pode acontecer devido a atrasos e o período de desconto já tenha passado
Cada documento recebido passa por uma analise e é direcionado para o local que pertence, para economizar tempo e espaço a multa não é necessária ser digitalizada.
De cara uma atividade que um #PaperLess precisa fazer é solicitar que seus boletos sejam enviados por email e não mais por correio pois além de permitir o recebimento já digital dos boletos, ele torna o processo alguns centavos mais barato, torna o processo mais sustentável ( o Planeta Terra agradece ) e ainda mantém seus cadastros atualizados junto as empresas quais você tem compromissos
- Conta de água
- Conta de Luz
- Condomínio ( se aplicável )
- Faturas de cartões de crédito
- Boletos de financiamento
- Qualquer fatura ou boleto
Essa é uma atividade que pode ser feita imediatamente e já pode iniciar sua jornada #PaperLess pois o principal ofensor para sermos #PaperLess, na nossa visão, são os documentos RECEBIDOS em papel
Inclusive documentos de aquisições ou aceites de financiamentos da sua casa ou do seu carro também são enviados por email pelas empresas. Quem vos escreve financiou o apartamento sem imprimir um documento sequer, apenas preenchendo na tela do #iPad e assinando com a caneta e o processo foi transparente para o banco qual recebeu o que desejada, da forma correta e segura.
Com nossa estratégia de ser #PaperLess, todos os seus documentos estarão acessíveis pelo ecosistema, isso permitirá que mesmo que você ainda precise manter alguns poucos em papel ( como escritura da sua casa ) você terá acesso a uma cópia dela pelo seu smartphone, tablet ou notebook autorizado e caso seja necessário apresentar poderá faze-lo de imediato
Acima citei a escritura da casa pois documentos de veículos, agora em 2020 já são eletrônicos com QRCodes e que podem ser apresentados a autoridades com valor legal. Esse é um tipo de documento que é renovado anualmente e ele tornou-se digital organicamente
Amanhã falaremos da estratégia de compartilhamento, acessos frequentes, necessidade de editar ou se a informação precisa de alguma segurança extra ao ser compartilhada
Imagine a certidão de nascimento dos seus filhos, você e o pai/mãe também precisa de acesso, o ideal não é que os 2 tenham documentos diferentes mas sim tenham acesso ao mesmo documento e isso falaremos amanhã pois chama-se acesso colaborativo e isso pode ser aplicado a pessoas e empresas
Obrigado e rumo ao #PaperLess
