Seguindo nossa série de PaperLess da semana, nesse artigo de hoje vamos começar a SER paperless e por onde começar
Equipamentos e acessórios que foram abandonados pelo autor
. Impressora / Multifuncional
. Scanner ( seu smartphone faz scan além de fotos )
. Papel e Caneta
. Arquivos de armazenamento
O autor desse artigo tornou-se 95% PaperLess a 1 ano e meio e utiliza apenas 3 equipamentos ( um iPhone XSmax + um iPadPro 12pol com applePen como dia-a-dia e um Mac em casa, ou seja, utiliza ecosistema Apple ) sem nenhuma impressora necessária para nesse meio tempo poder adquirir um imóvel, preencher acordos com bancos, assinar documentos administrativos e ainda ter os documentos de veículos 100% digitais assim como meios de pagamentos sem a necessidade de nem andar com a carteira ( anda apenas para ser a “carteira do bandido” ) e sem sequer produzir 1 folha de papel nesse tempo
95%, não da para ser 100%???
SIM, mas você recebe documentos correto e ainda existem alguns que você teria custo para transforma-los em digitais como a escritura da sua casa ou documentos dos veículos que ainda não foram licenciados em 2020 e por isso voce pode ter poucos documentos em papel que serão sibstituídos brevemente permitindo que voce chegue a 100%
Primeiro vamos a barreira mais importante de todas, VOCÊ….isso mesmo, pessoas que tem acima dos 20 anos ainda tem o mind-set de que o Papel traz algum tipo de segurança administrativa / jurídica mas isso já não é tão verdade e vamos olhar para algumas características que o papel nos traz
1 – Papel é perecível pois ele tem deterioração com o tempo
2 – Papel é mono-usuário pois um original só pode estar em um lugar por vez, para produzir novos originais ou de mesmo valor são necessários procedimentos como autenticação, novos originais na origem e isso causa consumo de tempo, dinheiro e redundancias desnecessárias
3 – Leis já se aplicam a documentos digitais e isso se ampliou durante a pandemia do COVID-19 pois o governo sancionou leis que dão valor legal aos documentos digitais portanto essas regras ampliaram o “poder” do documento digital
Por isso o papel em mãos não tem mais a tal “segurança” que sentiamos (sim, confesso que já senti essa segurança também antes de me tornar PaperLess ) e se você se adaptar ao mundo digital não apenas verá sua produtividade subir, o acesso aos seus documentos de forma IMEDIATA e SEGURA mas também uma redução de custos…isso mesmo….reduzir custos esta na pauta de pessoas físicas e jurídicas diariamente e ser paperless fecha uma torneira que esta sempre pingando e vamos explicar durante a semana como isso impacta, positivamente, em custos
Por agora vamos dar as dicas para começar que consideramos serem altamente relevantes para qualquer pessoa tornar-se PaperLess
1 – Além do seu email profissional tenha um email particular
Fundamental para que voce tenha os assuntos separados do profissional do pessoal, o email é algo tão valioso quanto seu endereço de casa, seu CPF e outras informações pessoais e por isso deve ser levado a sério
2 – Não tente ser 100% Paperless de uma única vez
Comece devagar e sendo frequente você será PaperLess rapidamente, consulte um consultor para poder ajuda-lo pois além de valer a pena ele pode ajuda-lo nessa jornada
3 – Monte um esquema de senhas ( pelo menos 3 senhas )
É muito comum pessoas não guardarem suas senhas quando acessam um aplicativo novo e quando precisam do serviço precisam usar o “esqueci a senha” e isso é chato…faz com que você pare ou tenha preguiça de usar serviços que podem te ajudar muito. O consulor poderá lhe ajudar muito com esse tipo de tarefa “administrativa pessoal”
Em adicional não utilize em suas senhas dados como aniversários, seu nome ou nome de parentes, datas comemorativas e entre outros
Uma estratégia boa para criar uma senha forte é usar letras maiusculas e minusculas, simbolos e numeros com no mínimo 8 caracteres.
Falamos em pelo menos 3 senhas pois você pode precisar compartilhar senhas com familiares ( o que não é recomandado ) mas se isso se fizer necessário voce pode criar senhas que tenham classificações como
. senha compartilhável ( aplicável a por exemplo um serviço como Netflix )
. senha média ( não será compartilhada mas se alguém descobrir não será um problema, por exemplo seu email da empresa qual trabalha )
. senha restrita ( essa ninguém pode saber, ela é aplicada ao seu perfil de iCloud ou conta Google por exemplo ou serviços estritamente pessoais )
Esse modelo funciona pois mesmo não sendo recomendado compartilhar senhas as vezes nos vemos obrigados a faze-lo e isso precisa ser feito de maneira minimamente coerente e segura pois é um processo humano já que é voce quem escolhe compartilhar a senha dependendo da situação que voce se encontrar
4 – Crie uma política de backup ou sincronismo de acessos aos seus arquivos.
Dependendo do seu ecosistema ( apple, android+windows ou Linux ) isso pode ser feito automaticamente ou voce precisará de um esquema que não lhe tome tempo mas mantenha seus dados protegidos e mesmo que haja um furto, roubo dos seus equipamentos os dados, documentos, arquivos e tudo que voce precisa esteja além de seguro, disponível para seu acesso de um outro dispositivo autorizado. Nesse ponto o ecosistema apple se diferencia em alto nível pois existem processos simples que podem ser feitos uma única vez e você pode seguir tranquilo quanto a segurança e disponibilidade dos seus dados. Outros ecosistemas oferecem sim processos parecidos mas é importante definir isso ou com seu consultor ou você mesmo para que voce tenha a disponibilidade adequada e o mínimo de segurança.
O sincronismo é diferente do backup mas vai te ajudar a ter todos os seus arquivos disponíveis em todos os seus dispositivos e podendo sempre acessar as ultimas versões dos arquivos que voce precisa seja no PC da sua casa, seu notebook, seu smartphone ou qualquer outro dispositivo que você tenha EXPLICITAMENTE configurado para ser um dispositivo confiável.
DICA: sempre utilize o fator duplo de autenticação em seus dispositivos e aplicativos, isso aumenta a segurança e previne acessos não-autorizados a seus dados
5 – Equipamentos e Ecosistema que você utiliza
Aqui é pauta para amanhã mas vamos dar um breve detalhamento aqui para voce que esta lendo possa pensar sobre seu próximo passo PaperLess
Você provavelmente já tem um notebook ou PC e um smartphone que utiliza em seu dia-a-dia. Para produzir papel voce deve contar com uma impressora seja no trabalho ou em casa ( ou até ambos ) e ainda um arquivo físico para guardar os seus documentos mais importantes, seus documentos com maior rotatividade e seus documentos com maior transito/renovação e classifica-los pode ser um excelente exercício para que no próximo passo voce tenha clareza de como executar e ainda se o SEU ecosistema além de permitir a flexibilidade necessária não tem um ALTO CUSTO para você manter e ainda não poder ser PaperLess.
O seu ecosistema é muito importante pois, como dissemos todos permitem que voce seja PaperLess mas cada um tem um custo x benefício diferente e mesmo os que parecem caros como o ecosistema apple ele, ao final, tende a ser o mais barato se utilizado de maneira correta e sem desperdícios. Fale com um consultor e acesse grupos em serviços de mensagem que possam lhe ajudar com isso
Amanhã falaremos do ecosistema e dos próximos passos após voce ter lido esse artigo…até amanhã
o autor desse artigo é Rodrigo Romão que é membro do comitê publico da ANPPD ( Agencia Nacional dos Profissionais de Privacidade de Dados ), autor de eBooks sobre o papel, com mais de 45 certificações na área de tecnologia e projetos e ainda com 21 anos de experiência em produção de informação impressa e digital e será nosso consultor nessa série de PaperLess
Teremos parceiros ( não pagantes ) quais tivemos excelente experiências em aquisição de equipamentos e que poderão ajudar na aquisição de equipamentos caso nosso leitor decida que precisa
